11.2008 – по 23.05.2013г. Международная Транспортная компания «DSG CARGO» (TengizCargo)
Алматы
Перевозки, логистика, склад, ВЭД... Показать еще
офис-менеджер, помощник управляющего, менеджер по рекламе, помощник главного бухгалтера
Должностные обязанности:
1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
- Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
2. Документационное обеспечение:
- приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
- работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- подготовка писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
- ведение табеля посещаемости сотрудников
- контроль за изменениями в организационной структуре компании, своевременно вносить коррективы.
- выставление счетов, счет - фактур, накладных на отпуск товара, работа в 1С
3. Подготовка документации для совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение сотрудников о времени и месте проведения, повестке дня).
4. Организация, встреча посетителей, клиентов и гостей Компании.
5. Заказ авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
6. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- обеспечение офиса необходимыми канцелярскими принадлежностями, хоз. Товарами : водой, чаем кофе, сахаром, моющими средствами (заказ, контроль доставки и составление финансовой отчетности).
- Осуществление подписки на периодические издания (журналы, газеты)
- Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
- Проведение инвентаризации хозяйства офиса.
- Ведение документации по анкетным данным сотрудников.
7. Координирование и контроль работы:
- водителя (подготовка документов для клиентов и отслеживание о их получении, создание маршрута для водителя-курьера);
- уборщицы
- контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
8. Организация корпоративных мероприятий, связанных с различными мероприятиями (поиск места проведения мероприятия, составление меню, обсуждение сценария проведения мероприятия)
9. размещение рекламы в печатных изданиях, работа с ключевыми клиентами, ведение переговоров, написание и составление PR-материалов: пресс-релизов‚ анонсов‚ заметок и т.д.;